Koszty obsługi technicznej, którą może być objęta nieruchomość, stanowią obok podatków czy opłat za media, znaczący element budżetu przeznaczonego na funkcjonowanie danego obiektu. W celu poprawnego oszacowania ceny tej usługi należy brać pod uwagę również koszty materiałów, części zamiennych oraz ewentualnych usług dodatkowych, na przykład przeglądów okresowych lub kosztów aktualizacji dokumentacji technicznej.
Czynników wpływających na cenę końcową obsługi technicznej jest wiele, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy firm oferujących usługi kompleksowe z jasno zdefiniowanymi zakresem wykonywanych prac oraz przejrzystym kosztorysem.
W takim przypadku otrzymuje się ofertę obejmującą całościowy zakres prac technicznych w obiekcie, a dodatkowo ma się świadomość wszystkich związanych z tym kosztów, w tym również tych wynikających np. z konieczności zatrudnienia ewentualnych podwykonawców.
Przejrzysty model współpracy jest możliwy dzięki doświadczonej kadrze pracowników, którzy będą w stanie oszacować i przewidzieć większość kosztów, zarówno tych stałych wynikających z obowiązkowych przeglądów oraz inspekcji, jak i tych, które obejmą przyszłą modernizację, awarie lub pozostałe interwencje.
Model współpracy a koszty
W typowej umowie dotyczącej obsługi technicznej obiektu, najczęściej proponowane jest rozliczenie ryczałtowe, które uwzględnia następujące warunki współpracy:
- natychmiastowa reakcja na awarie (z dokładnie określonym czasem jaki może upłynąć od zgłoszenia usterki),
- realizacja bieżącej obsługi technicznej – inspekcje, konserwacje zgodne z przyjętym wcześniej harmonogramem,
- kontrola oraz pomiary instalacji technicznych i systemów zainstalowanych w obiekcie,
- drobne prace remontowe,
- dyspozycyjność 24h/7,
- sporządzanie raportów, ekspertyz itp.
W zależności od rodzaju i przeznaczenia nieruchomości, ryczałt może obejmować różne prace, które będą dostosowane do potrzeb klientów. W przypadku np. dużych centrów handlowych, koszt obsługi technicznej będzie obejmował pracę kilku techników, w określonych godzinach funkcjonowania obiektu, oraz serwisu mobilnego poza obecnością ekipy technicznej w obiekcie.
Podczas gdy ustalenie ryczałtu miesięcznego będzie wymagało wcześniejszego zapoznania się z potrzebami klientów oraz wizji lokalnej w obiekcie, to koszt serwisu mobilnego może być oszacowany na podstawie ilości roboczogodzin.
W przypadku firmy WmService w ramach usługi klienci otrzymują między innymi:
- konsultacje techniczne,
- wdrożenia projektowe,
- drobne materiały eksploatacyjne (ograniczone w umowie do określonej kwoty),
- raporty miesięczne,
- prowadzenie magazynu części zamiennych (gdzie rozliczenie może nastąpić oddzielnie wg kosztów zakupu, na podstawie np. refaktury).
Niezależnie jednak od specyfiki budynku oraz zakresu prac, miesięczna wartość usługi z tytułu obsługi nieruchomości będzie uwzględniała najważniejszy czynnik, czyli przejęcie odpowiedzialności technicznej za powierzony obiekt.
Warto również podkreślić, że najważniejszym kosztem, a zarazem najbardziej kluczowym czynnikiem w prawidłowej realizacji usługi jest czynnik ludzki. To dzięki zatrudnieniu najlepszych fachowców właściciel nieruchomości może w przyszłości uniknąć wielu problemów związanych z zarządzaniem budynkiem.
Koszty ewentualnych konsekwencji wynikających z braku wiedzy, właściwego nadzoru oraz szkoleń personelu mogą okazać się dużo większe, niż różnice w cenie ryczałtowej pomiędzy najtańszym wykonawcą, a tym oferującym wyższą cenę usług. Może to dotyczyć nie tylko potencjalnych kar nakładanych na właścicieli, ale również zakupów nowych urządzeń, które trzeba będzie wymienić na skutek nieodpowiedniej konserwacji lub eksploatacji.