Zebranie wspólnoty mieszkaniowej zawsze budzi wiele emocji wśród właścicieli lokali danej nieruchomości. Najczęściej traktowane jest jako strata czasu, ale należy podkreślić, że niesłusznie. Jest to bowiem podstawowa forma wpływu każdego członka wspólnoty na jej kształt, sposób zarządzania i przedsięwzięcia podejmowane w ramach wspólnej przestrzeni.
To, jak powinno wyglądać zebranie wspólnoty mieszkaniowej, nie jest w pełni prawnie określone, dlatego uzupełnieniem przepisów z Ustawy o własności lokali (dotyczących np. legalności zebrań) są regulaminy i statuty wspólnotowe.
Niezależnie od tego, jak zarządzana jest wspólnota mieszkaniowa (przez zarząd lub zarządcę upoważnionego notarialnie), należy zrealizować obowiązek zwołania rocznego zebrania. Obowiązek ten dotyczy tzw. dużych wspólnot mieszkaniowych, czyli liczących ponad 7 odrębnych lokali.
Zarząd jako struktura wewnętrzna lub zarządca świadczący zarządzanie wspólnotą mieszkaniową wysyła lub dostarcza:
1. Pisemne zawiadomienie minimum tydzień przed planowanym zebraniem; zawiadomienie takie powinno zawierać datę, godzinę i miejsce zebrania oraz projekt porządku obrad;
2. Projekty uchwał, które będą głosowane podczas zebrania; wśród nich do najważniejszych należą:
- roczny plan gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną;
- roczny plan opłat na pokrycie kosztów zarządu;
- sprawozdanie zarządu z prac w ubiegłym roku;
- uchwała o udzieleniu absolutorium, czyli akceptacja działań zarządu za poprzedni rok;
3. projekty innych uchwał przygotowanych przez zarząd lub członków wspólnoty mieszkaniowej.
Proces zawiadamiania powinien być dokładnie przemyślany i zorganizowany tak, aby nie można go było zakwestionować.
Jak wygląda zebranie wspólnoty mieszkaniowej od strony formalnej?
Mimo braku konkretnych regulacji na temat, jak prowadzić zebranie wspólnoty mieszkaniowej, istnieje już bogata praktyka wypracowana przez zarządy lub zarządców wspólnot. W związku z tym, ze względów formalnych zaleca się:
- powołanie składu prowadzącego (przewodniczący, protokolant, komisja skrutacyjna);
- odpowiednie zbieranie i przechowywanie dokumentów i protokołów;
- przygotowanie porządku zebrania wraz z zestawem planowanych do poruszenia tematów.
Przykładowy przebieg zebrania może wyglądać w następujący sposób:
- Rozpoczęcie zebrania. Członek zarządu po przywitaniu się z obecnymi obejmuje przewodnictwo na zebraniu, przedstawia zebranym cel zebrania i odczytuje porządek obrad.
- Głosowanie nad uchwałami. Prowadzący zebranie odczytuje uchwały w kolejności ujętej w porządku obrad, opatrując je ewentualnie własnym wyjaśnieniem i przechodzi do głosowania. Wyczytuje nazwiska poszczególnych właścicieli z listy, a ci z dowodem osobistym podchodzą do przewodniczącego, który sprawdza ich tożsamość, zaś oni składają podpisy na liście do głosowania na projekcie uchwały przy swoim nazwisku w rubryce za lub przeciw.
- Wolne wnioski. Po głosowaniu nad wszystkimi uchwałami prowadzący zebranie przechodzi do wolnych wniosków, zadając pytanie właścicielom, czy są jakieś wnioski. Jeżeli wolny wniosek dotyczy podjęcia uchwały, wnioskodawca przedstawia treść projektu uchwały, a prowadzący zebranie zarządza glosowanie.
- Zamknięcie zebrania. Po wyczerpaniu wolnych wniosków prowadzący zebranie zamyka zebranie.
Taki przebieg zebrania może być modyfikowany zapisami regulaminu zebrania lub wolą zarządu przy przygotowywaniu porządku obrad. W praktyce najczęściej spotkasz następujące modyfikacje:
To, jak wygląda zebranie wspólnoty mieszkaniowej, jest efektem dobrych praktyk zarządów wspólnot lub licencjonowanych zarządców. Przed zebraniem wspólnoty, poza zaznajomieniem się z dostarczonymi dokumentami, warto poznać standardy prowadzenia zebrań, by mieć pewność, że zebrania są legalne, odpowiednio przeprowadzane i przede wszystkim skuteczne dla zarządzania nieruchomością w części wspólnej.
O tym, jak powinno wyglądać zebranie wspólnoty mieszkaniowej należy wiedzieć już na etapie formowania się wspólnoty, ponieważ często pierwsze zebranie zwoływane jest przed wykupieniem wszystkich lokali z danej nieruchomości. Decyzja o zawarciu umowy z firmą zapewniającą profesjonalne zarządzanie nieruchomościami to sposób na uniknięcie wielu nieporozumień, ale również oszczędność czasu.